Verzending van e-mails

11 okt. 2021 00:00

Met onze praktijksoftware versturen wij dagelijks honderden e-mails met bijvoorbeeld een afspraakherinnering. Al jaren werken we er aan om er voor te zorgen dat deze e-mails ook bij de cliënten van jouw praktijk in de mailbox terecht komen. We leggen graag uit hoe wij het afleverpercentage zo hoog mogelijk houden.

Achtergrond spamfilter

Vroeger was het in principe relatief eenvoudig om e-mails te verzenden. Bij het verzenden van een bericht kon je de ontvanger en afzender opgeven en werd dat bericht verzonden en afgeleverd. Daarmee was het mogelijk om elk adres een bericht te sturen waarbij ook de afzender zelf kon worden bepaald. In de laatste jaren is het internet, en ook het gebruik van e-mail, steeds veiliger geworden en zijn er steeds meer strenge standaarden om te voorkomen dat anderen namens jouw berichten kunnen verzenden. Ontvangers die een spamfilter gebruiken zullen berichten van deze illegale afzenders dan ook niet accepteren. Door gebruik te maken van de nieuwste technieken en standaarden zullen berichten niet snel als spam worden gezien.

Voorkomen is beter dan genezen

Als enkele jaren sturen we praktijken een melding wanneer we herkennen dat een e-mail niet afgeleverd kon worden. Vaak met als reden dat er een typ-fout in het e-mailadres zit, of dat de mailbox van een cliënt te vol is om een nieuw bericht te ontvangen. In het geval van een volle mailbox blijft het bij een melding, en is het geen probleem om een volgend bericht opnieuw te verzenden, maar als het mailadres niet blijkt te bestaan, zal het systeem ook in de toekomst geen berichten verzenden.

Sinds dit jaar hebben we zelfs de functie uitgebreid zodat we in sommige gevallen al voor verzending van e-mailskunnen herkennen dat er een fout in zit. Bijvoorbeeld bij typfouten zoals @gmial.com wat @gmail.com moet zijn, of bij klanten van KPN waarbij het mailadres eindigt op @kpnmail.nl is, en niet @kpn.nl.

Mogelijkheid tot afmelden

Om te voorkomen dat ontvangers berichten markeren als spam of ongewenst, kan het systeem links toevoegen aan e-mails waarmee cliënten zich kunnen afmelden voor specifieke berichten. Bij een markering als ongewenste mail is de kans namelijk erg groot dat een cliënt geen enkel bericht meer direct in de mailbox krijgt. Door de cliënt een optie te geven om af te melden voor bijvoorbeeld specifiek de afspraakbevestiging, kunnen de herinnering en factuur wel gewoon worden verzonden.

Door deze methode toe te passen hebben we het aantal ongewenst meldingen kunnen verlagen naar slechts 0,009%

Geen statistieken voor betere aflevering

Daarnaast maken wij geen gebruik van zogenoemde link- en open- tracking, waarbij berichten worden gevolgd om te zien of de ontvanger de mail ook daadwerkelijk opent of om te zien welke links uit de mail aangeklikt worden. Juist door het weglaten van deze optie, wordt de aflevering en openpercentage verhoogd. In het kader van de privacy zijn er namelijk steeds meer mailprogramma's die dergelijke manier van tracking blokkeren om de privacy van de ontvanger te beschermen.

Eigen domeinnaam koppelen

De laatste optie waarmee we proberen te voorkomen dat e-mails als ongewenst worden gezien is het gebruik van de eigen domeinnaam van jouw praktijk. Daarmee is er voor de cliënt een herkenbare en betrouwbare afzender zichtbaar. Het toevoegen van de benodigde instellingen kan wat ingewikkeld zijn, maar uiteraard helpen we je daar graag bij.