Hoe kun je het aantal no-shows verminderen?

13 sep. 2021 00:00

Een cliënt die niet komt opdagen tijdens een gepland consult is natuurlijk niet prettig. Het is niet alleen een gat in jouw planning, maar ook een gemiste omzet. Als praktijk kun je er echter eenvoudig voor zorgen dat dit een stuk minder vaak voor zal komen. 

De voornaamste 3 redenen voor een no-show zijn volgen eerdere onderzoeken als volgt:

• 35% van de no-shows heeft de meest logische reden: de cliënt is de afspraak vergeten;
• 40% van de no-shows komt door een administratieve fout voorafgaand aan de afspraak;
• 25% van de no-shows heeft een zieke cliënt als oorzaak;

Die laatste groep, de zieke cliënten, kan er helaas weinig aan doen dat zij niet bij de afspraak aanwezig kunnen zijn. Wanneer zij bijvoorbeeld in de avond voor de afspraak ziek worden, kunnen zij ook niet op tijd afmelden.

De andere drie kwart van de no-shows kun je verminderen door van de volgende drie tips gebruik te maken:

Laat cliënten zelf de dag en tijd bepalen

Indien je cliënten de mogelijkheid geeft om zelf afspraken aan te vragen in jouw agenda, plannen zij de afspraak al in hun agenda, voordat jij dit gaat doen. Dit zorgt er voor dat cliënten zelf al goed rekening houden dat op die dag en tijd geen eventuele problemen zijn met andere afspraken in hun agenda.

Maak afmelden gemakkelijk voor de cliënt

Als je de drempel om  de afspraak (tijdig) af te zeggen verlaagd, zorgt dit er voor dat je in ieder geval geen onverwachte gaten krijgt in jouw planning. Dit lijk het aantal afmeldingen wellicht te vergroten, maar zal zorgen dat de geplande afspraken wel vaker door zullen gaan.

Stuur een bevestiging en/of herinnering van de afspraak

Naast de eerdere twee suggesties voor cliënten, is de derde juist voor jouw als praktijk de meeste effectieve van de drie. Het versturen van een duidelijke bevestiging na het plannen en een goede herinnering voorafgaand aan de afspraak kan je de groep die het vergeet en de groep die een andere datum in gedachte had attenderen op de geplande afspraak.

Verstuur een bevestiging per e-mail na het plannen van een afspraak. Doe dit niet alleen wanneer de cliënt mail, of belt voor een afspraak, maar ook wanneer deze bij jouw in de praktijk is. Daarmee voorkom je dat de cliënt het vergeet te noteren, of dat er telefonisch een miscommunicatie is over de dag / tijd van de afspraak.

Stuur vervolgens ook 1 of 2 dagen voorafgaand aan de afspraak nog een vriendelijke herinnering. Doe dit zowel per e-mail als per sms zodat je zeker weet dat de cliënt een melding krijgt. E-mails verdwijnen soms in een grote hooiberg van berichten in de mailbox, terwijl een SMS vaak sneller en beter wordt gelezen.

Zorg er voor dat je deze herinnering stuurt op een moment dat de cliënt nog wel de tijd heeft om eventueel af te melden, maar ook niet te vroeg waarna de afspraak alsnog vergeten wordt.

Heb jij nu veel last van no-shows? Probeer dan Zorglink een maand gratis uit om te ervaren dat automatisch berichten helpen.