Binnenkort beschikbaar: Uitgebreide automatische e-mails

12 aug. 2021 00:00

Vandaag zijn we gestart met het testen van een nieuwe en grote update waarmee het mogelijk zal worden om uitgebreide automatische e-mails in te plannen. Op dit moment kunnen op basis van een afspraak 2 soorten berichten worden verzonden, maar daar gaat verandering in komen.

Bekijk hieronder een korte video, of lees de tekst onder de video verder.

Huidige mogelijkheid

Op dit moment is het mogelijk om direct na het inplannen van een afspraak een afspraakbevestiging te verzenden. Hiervoor wordt 1 sjabloon gehandeert die voor het gehele account hetzelfde is. Daarnaast kan een herinnering van de afspraak op een vooraf ingesteld moment worden verzonden aan de cliënt. Ook hierbij is er 1 sjabloon die voor het gehele account hetzelfde is.

Wensen uit de praktijk

In de afgelopen jaren kregen we regelmatig vragen en opmerkingen of de beperkingen die de functionaliteit nu heeft. Enkele voorbeelden van wensen / problemen die we hebben ontvangen:

  • Meerdere herinneringen verzenden. Afspraken worden ver vooruit gepland, waardoor het wenselijk is om 1 maand voor de afspraak een herinnering te hebben, en 2 dagen voor de afspraak een tweede herinnering.
  • Automatische opvolging naar aanleiding van een afspraak. Nadat een afspraak heeft plaatsgevonden is het wenselijk om automatisch een bericht te verzenden voor het plaatsen van een review.
  • Oproep controle-afspraak. Bij cliënten die structureer terugkomen zou het fijn zijn om een automatische mail te verzenden voor het plannen van een nieuwe afspraak als de laatste afspraak 4 maanden geleden is.
  • Eén bevestiging voor meerdere afspraken. Soms worden een serie afspraken gepland voor de komende maanden en dan is het verzenden van de vele herinneringen niet fijn. Een enkele mail met daarin een overzicht van de afspraken zou beter zijn.

Dit zijn vier voorbeelden waarvoor we nu (bijna) een oplossing klaar hebben staan.

Meer flexibiliteit na uitbreiding

Zoals we met alle nieuwe functionaliteit doen, richten we ook nu vooral op de flexibiliteit zodat het voor elke praktijk naar eigen wens ingezet kan worden. We hebben dus niet alleen rekening gehouden met de specifieke wensen die bij ons bekend zijn, maar hebben gekeken naar een universele en instelbare oplossing. Met deze nieuwe opzet wordt er veel meer mogelijk. Niet alleen een oplossing voor eerder genoemde wensen, maar onder meer ook:

  • Een afwijkende eerste afspraakbevestiging
  • Een afwijkende eerste afspraakherinnering
  • Een bevestiging van meerdere geplande afspraken 
  • Meerdere herinneringen voor een afspraak
  • Automatische berichten naar aanleiding van een afspraak
  • In een bericht kunnen meerdere toekomstige of recente afspraken worden getoond
  • Dit alles kan ingesteld worden per gebruiker, verrichting en locatie. Zo kan een ander sjabloon worden ingesteld voor een specifieke gebruiker, verrichting en/of locatie
  • Ook kan een vervolgafspraak als voorwaarde worden ingesteld. Bijvoorbeeld:
    • dat een afspraak oproep niet wordt verzonden als er al een afspraak is gepland.
    • dat een bericht alleen wordt verzonden als dezelfde verrichting opnieuw is ingepland
  • De periode, het tijdstip en herhaling kan zelf worden bepaald. Bijvoorbeeld:
    • Elk uur worden de bevestigingen verzonden voor de afspraken die het uur ervoor zijn ingepland
    • Elke week worden op vrijdagmiddag mails verzonden om cliënten te bedanken voor hun komst en te vragen om feedback
    • Eens per maand worden clienten die afgelopen 4 maanden geen afspraak hebben gehad, en nog geen nieuwe afspraak hebben staan gevraagd of ze een controle willen inplannen.
    • Elke dag worden herinneringen verzonden voor afspraken die 2 dagen later zullen plaatsvinden.

Binnenkort beschikbaar

We verwachten deze functie voor het einde van dit jaar voor iedereen beschikbaar te hebben. Momenteel wordt deze optie getest in onze test-accounts waarmee we proberen alle mogelijke combinaties van instellingen te simuleren. Je kunt je wellicht voorstellen door de grote flexibiliteit er veel instellingen zijn die allemaal samen moeten werken.

Zodra we deze test-fase hebben afgerond kunnen we de optie beschikbaar maken voor klanten die graag als eerste gebruik willen maken van de bèta. Hoe meer praktijkervaring we op doen, des te meer resultaten halen we uit deze eerste testen. Uiteindelijk zal de nieuwe functie voor iedereen beschikbaar worden!

Wil jij met jouw praktijk gebruik gaan maken van deze uitbreiding, neem dan gerust contact op.

Schermafdruk 2021-08-11 16.26.29.png